Guida pratica

La paziente chiede la copia della cartella: tempi, modi, conservazione

Serve a chi riceve una richiesta di copia della cartella, di persona o per PEC, da una paziente o dal suo avvocato. Trovi i tempi che i testi indicano, che cosa consegnare e che cosa si può dire oggi sulla conservazione per uno studio privato.

I tempi: sette giorni o un mese

La legge 24 del 2017, articolo 4, comma 2, dice che la direzione sanitaria della struttura, pubblica o privata, fornisce la documentazione sanitaria disponibile «entro sette giorni dalla presentazione della richiesta», preferibilmente in formato elettronico, e le integrazioni entro trenta giorni. La norma parla di struttura: se valga anche per il medico che lavora da solo nel proprio studio, il testo non lo dice. Per il GDPR (articoli 12 e 15) la risposta a una richiesta di accesso arriva senza ingiustificato ritardo e al più tardi entro un mese, prorogabile di due mesi se la richiesta è complessa, e la proroga va comunicata con i motivi entro il primo mese. Il GDPR si applica allo studio in quanto titolare del trattamento.

Che cosa consegni

L'articolo 15 del GDPR dà alla paziente la conferma che i dati sono trattati, l'accesso ai dati e alcune informazioni: finalità, categorie di dati, destinatari, periodo di conservazione previsto o criteri per determinarlo, diritto di reclamo al Garante. Il paragrafo 3 prevede «una copia dei dati personali oggetto di trattamento», in formato elettronico di uso comune se la richiesta è elettronica. Le fotografie preoperatorie ne fanno parte: per il Garante sono dati relativi alla salute (provvedimento del 20 giugno 2024). Il codice di deontologia, all'articolo 25, chiede di mettere la documentazione clinica a disposizione della persona assistita, del suo rappresentante legale o dei medici e delle istituzioni che lei indica per iscritto. La copia non deve ledere i diritti e le libertà altrui (articolo 15, paragrafo 4).

Come rispondi, e che cosa succede se tardi

Le comunicazioni sull'esercizio dei diritti sono gratuite, salvo richieste manifestamente infondate o eccessive (articolo 12, paragrafo 5); per ulteriori copie puoi chiedere un contributo spese ragionevole (articolo 15, paragrafo 3). Se hai ragionevoli dubbi sull'identità di chi scrive, puoi chiedere le informazioni necessarie a confermarla (articolo 12, paragrafo 6). Se non intendi dare la copia, devi dirne i motivi entro un mese e indicare che la paziente può fare reclamo al Garante o ricorrere al giudice (articolo 12, paragrafo 4). Tacere costa: il 20 giugno 2024 il Garante ha sanzionato con 4.000 euro un chirurgo che aveva risposto a una paziente, per le fotografie preoperatorie, 302 giorni dopo la richiesta e solo dopo l'invito del Garante, e la cui informativa non indicava per quanto tempo i dati sarebbero stati conservati.

Per quanto tempo conservi

Per lo studio medico privato, nelle fonti ufficiali che abbiamo letto non c'è una norma che fissi un numero di anni. Un'assenza così non prova che la norma non esista: verifica con il tuo Ordine e con un legale. Il Garante, nel provvedimento del 20 giugno 2024, dice che cosa fare quando i tempi di conservazione dei documenti sanitari non sono stabiliti da una norma: il titolare li individua, per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità, e indica nell'informativa il periodo o i criteri per determinarlo. Una formula come «solo per il tempo necessario ai fini per cui sono raccolti» è stata giudicata insufficiente, con l'ordine di integrare l'informativa entro quaranta giorni. Quanti anni scrivere è una tua scelta, da motivare: i termini di prescrizione del codice civile (dieci anni, articolo 2946; cinque per il fatto illecito, articolo 2947, a seconda del rapporto con la paziente) o i dieci anni di retroattività e ultrattività della polizza (legge 24 del 2017, articolo 11) sono criteri che puoi citare, non un obbligo di conservazione.

Se la richiesta viene da un avvocato

Una richiesta di copia della cartella non è ancora una richiesta di risarcimento. Il decreto ministeriale 232 del 2023 definisce «sinistro» la richiesta scritta di risarcimento fatta per la prima volta da terzi, ed esclude espressamente fra i fatti che non lo sono «la richiesta della cartella clinica». I trenta giorni per avvisare l'assicuratore partono invece dalla richiesta di risarcimento (articolo 5, comma 3): se la lettera dell'avvocato contiene anche quella, conta il giorno in cui è arrivata. La tua polizza può prevedere obblighi in più: leggila.

Con Fibonacci

In Fibonacci la scheda del paziente si esporta in un documento con anagrafica, anamnesi, trattamenti, prescrizioni, esami, consensi e cronologia degli accessi. Le fotografie si esportano a parte, decifrate al momento della consegna, perché un file cifrato non si può aprire. Nell'area del paziente la paziente rivede da sola i consensi firmati, i trattamenti, le prescrizioni e i documenti che hai reso visibili; le foto non ci sono. La risposta alla richiesta resta tua: il titolare è lo studio, il software fornisce gli strumenti.

Da stampare

La lista di controllo

Annota il giorno in cui arriva la richiesta e chi l'ha fatta.
Verifica l'identità di chi scrive; se il dubbio è ragionevole, chiedi le informazioni necessarie a confermarla.
Punta a consegnare entro sette giorni; per il GDPR il limite è un mese.
Se ti serve più tempo, scrivi alla paziente entro il primo mese con i motivi: la proroga massima è di due mesi.
Consegna la copia completa: cartella, consensi, esami e fotografie.
Se la richiesta è elettronica, usa un formato elettronico di uso comune.
Se rifiuti, scrivi i motivi entro un mese e ricorda il diritto di reclamo al Garante.
Annota la data di consegna e che cosa hai consegnato.
Controlla che l'informativa dica per quanto tempo conservi i dati, o con quali criteri lo decidi.
Se la lettera chiede anche un risarcimento, avvisa l'assicuratore entro trenta giorni.

Per approfondire

Le fonti

Questa guida spiega che cosa dicono le norme e la letteratura citate. Non è un parere legale né un parere clinico su un caso: per quelli serve il tuo avvocato o il tuo collega.

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