Guide pratique

La patiente demande la copie de son dossier : délais, modalités, conservation

Ce guide sert à qui reçoit une demande de copie du dossier, en personne ou par courriel certifié, d'une patiente ou de son avocat. Tu y trouves les délais que donnent les textes, ce qu'il faut remettre et ce que l'on peut dire aujourd'hui de la conservation pour un cabinet privé.

Les délais : sept jours ou un mois

La loi 24 de 2017, article 4, alinéa 2, dit que la direction sanitaire de l'établissement, public ou privé, fournit la documentation de santé disponible « dans les sept jours suivant la présentation de la demande », de préférence au format électronique, et les compléments dans les trente jours. La norme parle d'établissement : si elle vaut aussi pour le médecin qui travaille seul dans son cabinet, le texte ne le dit pas. Selon le RGPD (articles 12 et 15), la réponse à une demande d'accès arrive sans retard injustifié et au plus tard dans un mois, prorogeable de deux mois si la demande est complexe, et la prorogation doit être communiquée avec ses motifs dans le premier mois. Le RGPD s'applique au cabinet en tant que responsable du traitement.

Ce que tu remets

L'article 15 du RGPD donne à la patiente la confirmation que ses données sont traitées, l'accès aux données et certaines informations : finalités, catégories de données, destinataires, durée de conservation prévue ou critères pour la déterminer, droit d'introduire une réclamation auprès du Garante. Le paragraphe 3 prévoit « une copie des données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement », dans un format électronique courant si la demande est électronique. Les photographies préopératoires en font partie : pour le Garante, ce sont des données de santé (décision du 20 juin 2024). Le code de déontologie, à l'article 25, demande de mettre la documentation clinique à la disposition de la personne soignée, de son représentant légal ou des médecins et institutions qu'elle désigne par écrit. La copie ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d'autrui (article 15, paragraphe 4).

Comment tu réponds, et ce qui arrive si tu tardes

Les communications sur l'exercice des droits sont gratuites, sauf demandes manifestement infondées ou excessives (article 12, paragraphe 5) ; pour des copies supplémentaires, tu peux demander des frais raisonnables (article 15, paragraphe 3). Si tu as des doutes raisonnables sur l'identité de la personne qui écrit, tu peux demander les informations nécessaires pour la confirmer (article 12, paragraphe 6). Si tu n'entends pas donner la copie, tu dois en exposer les motifs dans un mois et indiquer que la patiente peut introduire une réclamation auprès du Garante ou saisir le juge (article 12, paragraphe 4). Se taire coûte : le 20 juin 2024, le Garante a sanctionné de 4 000 euros un chirurgien qui avait répondu à une patiente, pour ses photographies préopératoires, 302 jours après la demande et seulement après l'invitation du Garante, et dont la notice d'information n'indiquait pas combien de temps les données seraient conservées.

Combien de temps tu conserves

Pour le cabinet médical privé, les sources officielles que nous avons lues ne contiennent pas de règle fixant un nombre d'années. Une telle absence ne prouve pas que la règle n'existe pas : vérifie auprès de ton Ordre et d'un avocat. Le Garante, dans sa décision du 20 juin 2024, dit quoi faire quand les durées de conservation des documents de santé ne sont pas fixées par une règle : le responsable les détermine, pour une durée n'excédant pas ce qui est nécessaire aux finalités, et indique dans la notice d'information la durée ou les critères. Une formule comme « seulement pendant le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont collectées » a été jugée insuffisante, avec l'ordre de compléter la notice sous quarante jours. Combien d'années écrire est ton choix, à motiver : les délais de prescription du code civil (dix ans, article 2946 ; cinq pour le fait illicite, article 2947, selon la relation avec la patiente) ou les dix ans de rétroactivité et d'ultra-activité de la police (loi 24 de 2017, article 11) sont des critères que tu peux citer, pas une obligation de conservation.

Si la demande vient d'un avocat

Une demande de copie du dossier n'est pas encore une demande d'indemnisation. Le décret ministériel 232 de 2023 définit comme « sinistre » la demande écrite d'indemnisation faite pour la première fois par des tiers, et exclut expressément des faits qui n'en sont pas « la demande du dossier clinique ». Les trente jours pour aviser l'assureur partent en revanche de la demande d'indemnisation (article 5, alinéa 3) : si la lettre de l'avocat la contient aussi, c'est le jour de son arrivée qui compte. Ta police peut prévoir des obligations supplémentaires : lis-la.

Avec Fibonacci

Dans Fibonacci, la fiche du patient s'exporte dans un document comprenant état civil, anamnèse, traitements, prescriptions, examens, consentements et historique des accès. Les photographies s'exportent à part, déchiffrées au moment de la remise, car un fichier chiffré ne peut pas être ouvert. Dans l'espace patient, la patiente revoit seule les consentements signés, les traitements, les prescriptions et les documents que tu as rendus visibles ; les photos n'y sont pas. La réponse à la demande reste la tienne : le responsable est le cabinet, le logiciel fournit les outils.

À imprimer

La liste de contrôle

Note le jour où la demande arrive et qui l'a faite.
Vérifie l'identité de la personne qui écrit ; si le doute est raisonnable, demande les informations nécessaires pour la confirmer.
Vise une remise sous sept jours ; pour le RGPD, la limite est d'un mois.
Si tu as besoin de plus de temps, écris à la patiente dans le premier mois avec les motifs : la prorogation maximale est de deux mois.
Remets la copie complète : dossier, consentements, examens et photographies.
Si la demande est électronique, utilise un format électronique courant.
Si tu refuses, écris les motifs dans un mois et rappelle le droit de réclamation auprès du Garante.
Note la date de remise et ce que tu as remis.
Vérifie que ta notice d'information dit combien de temps tu conserves les données, ou selon quels critères tu le décides.
Si la lettre réclame aussi une indemnisation, avise l'assureur sous trente jours.

Pour aller plus loin

Les sources

Ce guide explique ce que disent les textes et la littérature cités. Ce n'est ni un avis juridique ni un avis clinique sur un cas : pour cela, adresse-toi à ton avocat ou à un confrère.

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