Guía práctica

La paciente pide la copia de la historia clínica: plazos, forma, conservación

Sirve a quien recibe una solicitud de copia de la historia clínica, en persona o por correo certificado, de una paciente o de su abogado. Encontrarás los plazos que indican los textos, qué entregar y qué se puede decir hoy sobre la conservación en una consulta privada.

Los plazos: siete días o un mes

La ley 24 de 2017, artículo 4, apartado 2, dice que la dirección sanitaria del centro, público o privado, facilita la documentación sanitaria disponible «en el plazo de siete días desde la presentación de la solicitud», preferentemente en formato electrónico, y las ampliaciones en treinta días. La norma habla de centros: si vale también para el médico que trabaja solo en su consulta, el texto no lo dice. Según el RGPD (artículos 12 y 15), la respuesta a una solicitud de acceso llega sin dilación indebida y como máximo en un mes, prorrogable dos meses si la solicitud es compleja, y la prórroga debe comunicarse con sus motivos dentro del primer mes. El RGPD se aplica a la consulta como responsable del tratamiento.

Qué entregas

El artículo 15 del RGPD da a la paciente la confirmación de que sus datos se tratan, el acceso a los datos y cierta información: finalidades, categorías de datos, destinatarios, plazo de conservación previsto o criterios para determinarlo, derecho a reclamar ante el Garante. El apartado 3 prevé «una copia de los datos personales objeto de tratamiento», en formato electrónico de uso común si la solicitud es electrónica. Las fotografías preoperatorias forman parte de ella: para el Garante son datos relativos a la salud (resolución del 20 de junio de 2024). El código deontológico, en su artículo 25, pide poner la documentación clínica a disposición de la persona asistida, de su representante legal o de los médicos e instituciones que ella indique por escrito. La copia no debe afectar negativamente a los derechos y libertades de otros (artículo 15, apartado 4).

Cómo respondes, y qué pasa si tardas

Las comunicaciones sobre el ejercicio de los derechos son gratuitas, salvo solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas (artículo 12, apartado 5); por copias adicionales puedes pedir una tasa razonable (artículo 15, apartado 3). Si tienes dudas razonables sobre la identidad de quien escribe, puedes pedir la información necesaria para confirmarla (artículo 12, apartado 6). Si no piensas dar la copia, debes explicar los motivos en un mes e indicar que la paciente puede reclamar ante el Garante o acudir al juez (artículo 12, apartado 4). Callar cuesta: el 20 de junio de 2024 el Garante sancionó con 4.000 euros a un cirujano que había respondido a una paciente, por sus fotografías preoperatorias, 302 días después de la solicitud y solo tras la invitación del Garante, y cuya información al paciente no indicaba cuánto tiempo se conservarían los datos.

Cuánto tiempo conservas

Para la consulta médica privada, en las fuentes oficiales que hemos leído no hay una norma que fije un número de años. Una ausencia así no prueba que la norma no exista: verifícalo con tu Ordine y con un abogado. El Garante, en la resolución del 20 de junio de 2024, dice qué hacer cuando los plazos de conservación de los documentos sanitarios no los fija una norma: el responsable los determina, por un periodo no superior al necesario para las finalidades, e indica en la información al paciente el periodo o los criterios. Una fórmula como «solo durante el tiempo necesario para los fines para los que se recogen» se juzgó insuficiente, con la orden de completar la información en cuarenta días. Cuántos años escribir es decisión tuya, y hay que motivarla: los plazos de prescripción del código civil (diez años, artículo 2946; cinco para el acto ilícito, artículo 2947, según la relación con la paciente) o los diez años de retroactividad y ultraactividad de la póliza (ley 24 de 2017, artículo 11) son criterios que puedes citar, no una obligación de conservación.

Si la solicitud viene de un abogado

Una solicitud de copia de la historia clínica todavía no es una reclamación de daños. El decreto ministerial 232 de 2023 define como «siniestro» la solicitud escrita de indemnización hecha por primera vez por terceros, y excluye expresamente entre los hechos que no lo son «la solicitud de la historia clínica». Los treinta días para avisar al asegurador empiezan, en cambio, con la reclamación de daños (artículo 5, apartado 3): si la carta del abogado contiene también esa reclamación, cuenta el día en que llegó. Tu póliza puede prever obligaciones adicionales: léela.

Con Fibonacci

En Fibonacci la ficha del paciente se exporta en un documento con datos personales, anamnesis, tratamientos, recetas, pruebas, consentimientos y cronología de accesos. Las fotografías se exportan aparte, descifradas en el momento de la entrega, porque un archivo cifrado no se puede abrir. En el área del paciente la paciente revisa por sí sola los consentimientos firmados, los tratamientos, las recetas y los documentos que has hecho visibles; las fotos no están. La respuesta a la solicitud sigue siendo tuya: el responsable es la consulta, el software ofrece las herramientas.

Para imprimir

La lista de control

Anota el día en que llega la solicitud y quién la hizo.
Verifica la identidad de quien escribe; si la duda es razonable, pide la información necesaria para confirmarla.
Apunta a entregar en siete días; para el RGPD el límite es un mes.
Si necesitas más tiempo, escribe a la paciente dentro del primer mes con los motivos: la prórroga máxima es de dos meses.
Entrega la copia completa: historia, consentimientos, pruebas y fotografías.
Si la solicitud es electrónica, usa un formato electrónico de uso común.
Si te niegas, escribe los motivos en un mes y recuerda el derecho a reclamar ante el Garante.
Anota la fecha de entrega y qué has entregado.
Comprueba que tu información al paciente diga cuánto tiempo conservas los datos, o con qué criterios lo decides.
Si la carta reclama también una indemnización, avisa al asegurador en treinta días.

Para saber más

Las fuentes

Esta guía explica lo que dicen las normas y la literatura citadas. No es un dictamen legal ni una opinión clínica sobre un caso: para eso necesitas a tu abogado o a un colega.

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