Praxisleitfaden

Die Patientin verlangt eine Kopie der Akte: Fristen, Vorgehen, Aufbewahrung

Er ist für alle gedacht, die eine Anfrage nach einer Aktenkopie erhalten, persönlich oder per zertifizierter E-Mail, von einer Patientin oder ihrer Anwältin. Du findest die Fristen aus den Texten, was du aushändigst und was sich heute zur Aufbewahrung in einer Privatpraxis sagen lässt.

Die Fristen: sieben Tage oder ein Monat

Das Gesetz 24 von 2017, Artikel 4, Absatz 2, sagt, dass die ärztliche Leitung der öffentlichen oder privaten Einrichtung die verfügbare Gesundheitsdokumentation „innerhalb von sieben Tagen nach Vorlage des Antrags“ bereitstellt, bevorzugt in elektronischer Form, und Ergänzungen innerhalb von dreißig Tagen. Die Norm spricht von Einrichtungen: Ob sie auch für die Ärztin gilt, die allein in ihrer Praxis arbeitet, sagt der Text nicht. Nach der DSGVO (Artikel 12 und 15) erfolgt die Antwort auf ein Auskunftsersuchen unverzüglich und spätestens innerhalb eines Monats, um zwei Monate verlängerbar, wenn der Antrag komplex ist, und die Verlängerung ist mit den Gründen innerhalb des ersten Monats mitzuteilen. Die DSGVO gilt für die Praxis als Verantwortliche.

Was du aushändigst

Artikel 15 DSGVO gibt der Patientin die Bestätigung, dass Daten verarbeitet werden, den Zugang zu den Daten und einige Informationen: Zwecke, Datenkategorien, Empfänger, die geplante Speicherdauer oder die Kriterien dafür, das Recht auf Beschwerde beim Garante. Absatz 3 sieht „eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind“ vor, in einem gängigen elektronischen Format, wenn der Antrag elektronisch gestellt wird. Die präoperativen Fotos gehören dazu: Für den Garante sind sie Gesundheitsdaten (Entscheidung vom 20. Juni 2024). Die Berufsordnung verlangt in Artikel 25, die klinische Dokumentation der betreuten Person, ihrem gesetzlichen Vertreter oder den von ihr schriftlich benannten Ärzten und Einrichtungen zur Verfügung zu stellen. Die Kopie darf die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigen (Artikel 15, Absatz 4).

Wie du antwortest und was bei Verspätung geschieht

Mitteilungen zur Ausübung der Rechte sind unentgeltlich, außer bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen (Artikel 12, Absatz 5); für weitere Kopien kannst du ein angemessenes Entgelt verlangen (Artikel 15, Absatz 3). Hast du begründete Zweifel an der Identität der schreibenden Person, kannst du die zur Bestätigung erforderlichen Informationen anfordern (Artikel 12, Absatz 6). Willst du die Kopie nicht herausgeben, musst du die Gründe innerhalb eines Monats nennen und darauf hinweisen, dass die Patientin Beschwerde beim Garante einlegen oder das Gericht anrufen kann (Artikel 12, Absatz 4). Schweigen kostet: Am 20. Juni 2024 verhängte der Garante 4.000 Euro gegen einen Chirurgen, der einer Patientin ihre präoperativen Fotos erst 302 Tage nach dem Antrag und erst nach der Aufforderung des Garante geschickt hatte und dessen Datenschutzinformation nicht angab, wie lange die Daten gespeichert würden.

Wie lange du aufbewahrst

Für die private Arztpraxis enthalten die von uns gelesenen amtlichen Quellen keine Regel, die eine Anzahl von Jahren festlegt. Eine solche Abwesenheit beweist nicht, dass es die Regel nicht gibt: Prüfe es mit deinem Ordine und einer Anwältin. Der Garante sagt in der Entscheidung vom 20. Juni 2024, was zu tun ist, wenn die Aufbewahrungsfristen für Gesundheitsdokumente nicht durch eine Norm festgelegt sind: Der Verantwortliche bestimmt sie, für einen Zeitraum, der nicht länger ist, als es die Zwecke erfordern, und nennt in der Datenschutzinformation den Zeitraum oder die Kriterien. Eine Formel wie „nur für die Zeit, die für die Zwecke der Erhebung erforderlich ist“ wurde als unzureichend beurteilt, mit der Anordnung, die Information binnen vierzig Tagen zu ergänzen. Wie viele Jahre du schreibst, ist deine Entscheidung und zu begründen: Die Verjährungsfristen des Zivilgesetzbuchs (zehn Jahre, Artikel 2946; fünf für unerlaubte Handlungen, Artikel 2947, je nach Verhältnis zur Patientin) oder die zehn Jahre Rückwärts- und Nachhaftung der Police (Gesetz 24 von 2017, Artikel 11) sind Kriterien, die du nennen kannst, keine Aufbewahrungspflicht.

Wenn die Anfrage von einer Anwältin kommt

Eine Anfrage nach der Aktenkopie ist noch keine Schadensersatzforderung. Das Ministerialdekret 232 von 2023 definiert als „Schadensfall“ die schriftliche Forderung nach Schadensersatz, die erstmals von Dritten erhoben wird, und nennt ausdrücklich unter den Tatsachen, die keiner sind, „die Anforderung der Krankenakte“. Die dreißig Tage, um den Versicherer zu benachrichtigen, laufen dagegen ab der Schadensersatzforderung (Artikel 5, Absatz 3): Enthält der Brief der Anwältin auch diese, zählt der Tag seines Eingangs. Deine Police kann zusätzliche Pflichten vorsehen: Lies sie.

Mit Fibonacci

In Fibonacci lässt sich die Patientenakte als Dokument mit Stammdaten, Anamnese, Behandlungen, Verordnungen, Untersuchungen, Einwilligungen und Zugriffsprotokoll exportieren. Die Fotos werden getrennt exportiert, bei der Übergabe entschlüsselt, weil sich eine verschlüsselte Datei nicht öffnen lässt. Im Patientenbereich sieht die Patientin selbst die unterschriebenen Einwilligungen, die Behandlungen, die Verordnungen und die Dokumente, die du sichtbar gemacht hast; Fotos gibt es dort nicht. Die Antwort auf die Anfrage bleibt deine: Verantwortlich ist die Praxis, die Software liefert die Werkzeuge.

Zum Ausdrucken

Die Checkliste

Notiere den Tag, an dem die Anfrage eingeht, und wer sie gestellt hat.
Prüfe die Identität der schreibenden Person; bei begründetem Zweifel fordere die zur Bestätigung nötigen Informationen an.
Ziele auf die Herausgabe binnen sieben Tagen; nach der DSGVO liegt die Grenze bei einem Monat.
Brauchst du mehr Zeit, schreibe der Patientin im ersten Monat mit den Gründen: Die Verlängerung beträgt höchstens zwei Monate.
Händige die vollständige Kopie aus: Akte, Einwilligungen, Untersuchungen und Fotos.
Ist der Antrag elektronisch, verwende ein gängiges elektronisches Format.
Lehnst du ab, schreibe die Gründe binnen eines Monats und erinnere an das Beschwerderecht beim Garante.
Notiere das Datum der Herausgabe und was du ausgehändigt hast.
Prüfe, ob deine Datenschutzinformation angibt, wie lange du die Daten aufbewahrst oder nach welchen Kriterien du es entscheidest.
Fordert der Brief auch Schadensersatz, benachrichtige den Versicherer innerhalb von dreißig Tagen.

Zum Weiterlesen

Die Quellen

Dieser Leitfaden erklärt, was die zitierten Vorschriften und Studien sagen. Er ist weder Rechtsberatung noch eine klinische Einschätzung eines Falls: Dafür brauchst du deinen Anwalt oder eine Kollegin.

Weitere Leitfäden