Rappels
Les tâches du cabinet tiennent sur un tableau, avec qui les fait et pour quand.
Dans « Tâches » se trouvent celles écrites à la main et celles d’un cycle de traitement. Tu les déplaces de « À faire » à « Fait », tu les attribues à un collègue et tu vois s’il l’a ouverte. Aucun message commercial ne part vers la patiente.
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En bref
- Pour qui
- Pour le cabinet à plusieurs personnes, où les tâches du jour sont sur des feuilles, sur WhatsApp et dans la mémoire de quelqu’un.
- Combien ça coûte
- Comprise dans toutes les formules, à partir de 129 € par mois pour un médecin, hors TVA. Le premier mois est gratuit.
- Ses particularités
- Chaque tâche dit qui la fait, pour quand et où elle en est. Le secrétariat ne voit que les siennes, parce qu’entre médecins on peut parler de clinique.
Rappels
Ce qu'il fait
Tableau à quatre colonnes
« À faire », « En cours », « En attente » et « Fait ». Sur ordinateur tu glisses la fiche, sur téléphone tu touches « Commencer » ou « Fait ». Après chaque déplacement tu peux annuler.
Attribuées à une personne
Celui qui la fait peut être un médecin, un collaborateur ou le secrétariat. Celui qui la reçoit voit un chiffre à côté de « Tâches » ; celui qui l’a demandée lit « Vue » ou « Pas encore vue ».
Rappels des cycles de traitement
En enregistrant une séance d’un cycle, la tâche de rappel de la séance suivante est créée, à la date prévue. Elle apparaît sur le tableau avec les autres.
Rappels
Avant et avec Fibonacci
| Sans Fibonacci | Avec Fibonacci |
|---|---|
| Les tâches sont sur une feuille ou dans la tête de quelqu’un. | Chaque tâche a un responsable, une échéance et un statut. |
| Une demande au secrétariat se perd parmi les messages WhatsApp. | Tu attribues la tâche et le secrétariat la trouve dans sa liste. |
| Tu ne sais pas si le collègue a vu la demande. | Près de son nom, tu lis « Vue » ou « Pas encore vue ». |
| La date de la prochaine séance d’un cycle, tu la retiens de mémoire. | Une séance du cycle enregistrée, le rappel de la suivante est déjà sur le tableau. |
| Le formulaire non rempli se découvre le jour de la consultation. | Au-delà de trois jours, « À ne pas oublier » signale le formulaire non rempli. |
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Comment l’utiliser, étape par étape
Étape 1 sur 5
Ouvre Tâches
Choisis « Tableau » ou « Liste » et le filtre : « Les miennes », « Attribuées par moi », « Tout le cabinet ». Le choix reste sur cet appareil.
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À savoir
Aucun message commercial ne part vers la patiente
C’est une limite voulue : la loi 145/2018 interdit aux médecins les communications de santé à caractère attractif, et la sanction retombe sur le médecin. Quand il faut la rappeler, le cabinet le fait avec ses propres mots.
Les priorités cliniques, c’est toi qui les fixes
Le logiciel ne fixe ni échéances ni priorités cliniques à la place du médecin. « À ne pas oublier » applique des règles fixes sur l’agenda, les formulaires et les consentements et ne lit rien de clinique.
Annuler n’efface pas
« Annuler la tâche » la retire du tableau, mais son historique reste. Dans « Fait », les tâches restent 30 jours.
L’espace patient a son propre rappel
Celle qui a accès à l’espace peut recevoir un e-mail le matin, pour un formulaire bientôt échu ou un rendez-vous dans les deux jours suivants. Sans donnée clinique.
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Questions
La patiente peut-elle confirmer le rendez-vous en répondant à un message ?
Non. Le statut du rendez-vous, c’est toi qui le changes dans l’agenda.
La patiente reçoit-elle quelque chose depuis les tâches ?
Non, elles sont internes au cabinet. Le rappel par e-mail est celui de l’espace, et ne concerne que celles qui ont un accès actif.
Qui voit les tâches ?
Titulaire, médecins et personnel voient toutes celles du cabinet. Le secrétariat, et le médecin invité avec accès à ses seuls patients, voient celles qu’ils font et celles qu’ils ont demandées.
Puis-je avoir mes propres colonnes, comme « À commander » ?
Oui, si tu peux modifier le cabinet : jusqu’à quatre colonnes en plus. Chacune compte comme une colonne de base, et si tu en retires une, ses tâches reviennent dans la colonne de base.