Utenti dello studio e revoca degli accessi
Questa guida descrive come invitare un collaboratore, che cosa può fare, e soprattutto come togliergli l'accesso quando se ne va. Si rivolge a chi amministra lo studio.
L'ultima operazione è quella che si rimanda sempre e che conta di più: un collaboratore uscito che conserva le credenziali continua a poter aprire cartelle cliniche, e nessun registro lo segnala come anomalia perché formalmente è ancora autorizzato.
Prerequisiti
- Account con ruolo
admin studio. - Per l'invito: configurazione della posta sul server. Senza, l'account dell'invitato viene creato ma non riceve il messaggio con il link per impostare la password, e la richiesta risulta comunque riuscita. Se un invitato dice di non aver ricevuto nulla, è la prima cosa da verificare.
Passo 1, invitare un collaboratore
In Impostazioni, la sezione Membri studio elenca chi ha accesso. Il pulsante Invita utente chiede nome, cognome, indirizzo email, ruolo e politica di accesso.
Ogni invitato riceve l'autenticazione a due fattori obbligatoria: al primo accesso gli viene chiesto di configurarla. Non è disattivabile, e la ragione è che questi account aprono dati relativi alla salute.
La politica di accesso decide che cosa vede: la politica per medico limita la visibilità ai propri pazienti; le politiche di studio estendono la visibilità a tutti i pazienti dello studio. La scelta va fatta consapevolmente, perché è la differenza fra un collega che vede i suoi pazienti e uno che li vede tutti.
Passo 2, togliere l'accesso a chi se ne va
Nella stessa tabella, la colonna Accesso porta il pulsante Rimuovi accesso.
Prima di confermare, la finestra dice esattamente che cosa succede, ed è bene leggerlo:
- l'accesso cessa subito, comprese le sessioni già aperte: chi stesse lavorando in quel momento viene disconnesso alla prima operazione,
- i dati clinici restano. Visite, consensi e firme continuano a essere attribuiti a quel medico. Non è un dettaglio tecnico: un referto non può cambiare autore perché chi l'ha scritto ha cambiato studio,
- non è reversibile dall'interfaccia: per far rientrare qualcuno lo si invita di nuovo.
L'operazione viene registrata nel registro accessi: chi l'ha eseguita, su chi, e quando.
Perché non esiste una «sospensione temporanea»
È la domanda che si pone chiunque cerchi il pulsante e non lo trovi. La risposta è che su questo impianto il campo che sembrerebbe servire, «utente non attivo», non impedisce l'accesso: è descrittivo. Un pulsante «sospendi» costruito su quel campo direbbe all'amministratore di aver tolto l'accesso senza averlo tolto, ed è peggio dell'assenza del pulsante.
Se l'assenza è temporanea e si vuole comunque chiudere la porta, la strada è rimuovere l'accesso e reinvitare al rientro.
Passo 3, i casi in cui il pulsante non compare
Al posto del pulsante si trova un trattino, e passandoci sopra si legge il motivo:
- il proprio account: nessuno si toglie l'accesso da solo. Se fosse un errore non resterebbe nessuno a rimediare dall'interfaccia,
- l'ultimo amministratore: rimuoverlo chiuderebbe lo studio fuori dal proprio progetto,
- le identità di servizio (integrazioni e automazioni): si spengono dove sono configurate, non dalla schermata dei colleghi.
Errori frequenti
- Rimandare la revoca a «quando ci sarà tempo». È l'unica operazione di questa guida che ha una finestra: il rischio esiste fra l'uscita e la revoca.
- Invitare con una politica di studio «per comodità». Estende la visibilità a tutti i pazienti, e non si torna indietro da sé.
- Dare per riuscito un invito senza conferma dell'invitato. Se la posta non è configurata, la richiesta riesce e il messaggio non parte.
Domande frequenti
Che cosa succede alle cartelle che aveva in carico? Restano dove sono. Cambia chi può aprirle, non a chi sono attribuite.
Posso vedere chi ha rimosso chi? Sì, nel registro accessi: l'operazione è tracciata come evento di sicurezza, distinta da una cancellazione clinica.
Un collaboratore rimosso può ancora usare un'app aperta? No. La sessione in corso smette di funzionare alla prima operazione: la revoca non aspetta la scadenza del token.